Check-in digital ganha força na hotelaria com regras rígidas na Europa

Voltadas para reforçar a segurança nacional, medidas trazem preocupações sobre demoras no check-in

Com novas exigências de verificação de identidade entrando em vigor na Europa, a indústria de turismo está sob pressão para modernizar seus processos. A legislação espanhola aprovada em novembro de 2024 serve de alerta: hotéis, aluguéis de temporada, acampamentos e locadoras de veículos agora são obrigados a enviar ao Ministério do Interior dados detalhados dos hóspedes, como informações do passaporte, endereço residencial e método de pagamento.

Voltadas para reforçar a segurança nacional, essas medidas despertaram preocupações sobre demoras no check-in, excesso de burocracia e privacidade de dados. A resposta, segundo especialistas, passa por soluções digitais de verificação de identidade.

“Hotéis ainda tratam a verificação de identidade como um processo manual — lento, ineficiente e propenso a erros. Isso precisa mudar”, afirmou Nick Price, CEO da NetSys Technology, em entrevista ao Phocus Wire. “Se uma lei como essa for aplicada e os hotéis tentarem se adequar manualmente, vão gerar uma fricção enorme para funcionários e hóspedes.”

A recomendação é clara: adotar soluções digitais que se integrem aos sistemas internos dos hotéis, como PMS, plataformas de reservas e motores de busca. Para Gillian Jones, gerente sênior da Condatis, essa complexidade exige tecnologia especializada.

“É praticamente impossível padronizar a identidade em todos esses sistemas sem uma solução digital”, explicou. “A hora de planejar essa integração é agora.”

Uma dessas ferramentas é o Cenda, da própria Condatis, que funciona como uma ponte para identidades descentralizadas, cuidando de conformidade, onboarding e estruturas de confiança.

Na avaliação de especialistas, o caminho mais eficaz pode vir do eIDAS 2, regulamento europeu que cria carteiras de identidade digital. Com elas, o viajante pode provar sua identidade compartilhando apenas os dados necessários, de forma segura e criptografada.

Outro passo importante foi dado com o anúncio da app de Viagem Digital da Comissão Europeia, feita em outubro de 2024. A proposta é que cidadãos da UE e de fora dela usem passaportes biométricos ou cartões de identidade para atravessar fronteiras com mais agilidade.

“O aplicativo permitirá criar credenciais digitais de viagem e enviar os documentos às autoridades com antecedência, agilizando o controle nas fronteiras”, informou a Comissão. O app também exigirá consentimento do usuário antes de processar dados pessoais.

Embora voltado a fronteiras, o app pode facilitar também o uso de identidades digitais durante toda a jornada do viajante.

“O eIDAS 2 foi feito para resolver exatamente isso. Os hóspedes já fazem tudo pelo celular: compras, bancos, reservas de voos. Esperam o mesmo de um hotel”, destacou Nick Price.

A startup VerID, fundada por Roger Olivieira, quer simplificar ainda mais o processo. Conectando-se com várias carteiras digitais europeias, a plataforma permite que o hóspede escolha facilmente como provar sua identidade — como já se faz ao selecionar métodos de pagamento online.

“Aquele processo de entregar o passaporte, tirar cópia e digitar tudo manualmente está ultrapassado”, disse Olivieira. “Com um celular, o hotel já tem a estrutura necessária. A integração pode ser feita em meia hora”, disse ao Phocus Wire.

Além de simplificar o check-in, a digitalização pode antecipar processos já no momento da reserva, explicou Price. A tecnologia NFC, por exemplo, poderia ser usada para verificar identidade, processar pagamentos e emitir uma chave digital com apenas um toque no check-in.

Para Jones, os hotéis devem agir enquanto ainda há tempo. “Comece agora. Inicie um projeto-piloto. Teste e aprenda. Falhe rápido antes que a regulamentação chegue e você esteja atrasado” afirmou.

Tanto Price quanto Olivieira destacam que os hotéis não devem ver o digital apenas como resposta à legislação.

“Se enxergarem a identidade digital apenas como obrigação legal, vão perder a chance de transformar toda a experiência do hóspede”, afirmou Olivieira. “Com tudo digital, o hóspede faz o check-in, personaliza a estadia e entra no quarto direto do celular.”

“Por que ainda precisamos de uma recepção? O Airbnb provou que não é necessário. O staff poderia sair de trás do computador e se dedicar de fato à hospitalidade.”